Faktur pembelian sering dianggap sepele, padahal dokumen ini sangat penting setiap kali Anda membeli barang atau jasa. Tidak hanya sebagai bukti pembayaran, faktur juga membantu mencatat transaksi, menjaga posisi hukum Anda, dan mempermudah pembuatan laporan keuangan.
Ingin mengetahui fungsi lengkap, manfaat, dan cara mudah membuat faktur pembelian? Baca artikel ini sampai selesai dan temukan cara praktis mengelola dokumen bisnis Anda tanpa ribet!
Apa Itu Faktur Pembelian?
Purchase invoice atau faktur pembelian adalah bukti transaksi yang diterima pembeli dari penjual saat membeli barang atau jasa. Dokumen ini menunjukkan barang atau jasa sudah diterima dan wajib dicatat dalam pembukuan keuangan. Mirip dengan faktur penjualan, bedanya hanya dari sisi pencatatannya.
Faktur penjualan dibuat penjual, sedangkan pembeli mengenalnya sebagai invoice pembelian. Misalnya, saat Anda memesan barang, supplier membuat faktur penjualan. Saat barang diterima, dokumen itu menjadi invoice pembelian bagi Anda. Purchase invoice penting untuk memastikan setiap transaksi tercatat rapi dan sah menurut aturan yang berlaku.
Manfaat Faktur Pembelian
Dalam menjalankan bisnis, setiap transaksi tentu perlu dicatat dengan rapi. Faktur pembelian hadir sebagai dokumen yang memudahkan hal tersebut. Berikut manfaat invoice pembelian bagi bisnis Anda:
1. Bukti Transaksi FIsik
Salah satu keuntungan utama memiliki faktur pembelian adalah Anda mendapatkan bukti nyata atas setiap transaksi. Dokumen ini mencatat detail barang dan harganya sehingga menjadi referensi penting bagi pembeli maupun penjual.
2. Informasi Nilai Tagihan
Manfaat berikutnya dari faktur pembelian adalah memberikan informasi jelas tentang nilai tagihan. Dengan rincian yang tercantum, Anda bisa langsung tahu berapa jumlah yang harus dibayarkan untuk barang pesanan sehingga proses pembayaran menjadi lebih mudah dan terkontrol.
Baca juga: Mengelola Pembiayaan Multiguna Untuk Usaha
3. Dokumen Sah untuk Pencatatan Keuangan
Invoice pembelian juga berfungsi sebagai dokumen resmi yang diakui dalam akuntansi. Dokumen ini menjadi bukti transaksi yang sah, membantu mencatat keuangan perusahaan, sekaligus memberikan informasi tentang penjualan barang.
4. Klaim untuk Konsumen
Faktur pembelian juga berguna sebagai bukti bagi konsumen bila ada masalah dengan pesanan. Misalnya, jika barang yang diterima tidak sesuai harapan, dokumen ini bisa dijadikan dasar untuk meminta pengembalian atau retur.
5. Menunjukkan Persediaan Barang Perusahaan
Manfaat lain dari faktur pembelian adalah membantu perusahaan melihat stok barang yang tersedia. Dengan mencatat setiap transaksi, perusahaan bisa lebih mudah mengontrol persediaan dan menentukan kapan perlu menambah atau membeli lebih banyak barang.
Komponen Faktur Pembelian
Jika Anda pernah melihat faktur penjualan, maka membaca faktur pembelian pun tidak akan membingungkan. Sebenarnya, keduanya mirip, hanya berbeda dari sisi siapa yang mencatat transaksi. Biasanya, invoice pembelian memuat beberapa hal penting, antara lain:
- Informasi penjual atau perusahaan, seperti logo, nama, alamat, dan nomor telepon.
- Identitas pembeli beserta alamatnya.
- Nomor transaksi dan tanggal faktur dibuat.
- Detail barang atau jasa yang dibeli.
- Total pembayaran, termasuk subtotal dan pajak.
- Tanda tangan kasir dan pembeli sebagai bukti persetujuan.
Cara Membuat Faktur Pembelian
Membuat faktur pembelian sebenarnya cukup sederhana jika Anda mengikuti langkah-langkah yang tepat. Berikut cara membuatnya:
1. Siapkan Data Penjual dan Pembeli
Pastikan untuk mencantumkan informasi lengkap tentang penjual dan pembeli, seperti nama perusahaan, alamat, dan nomor kontak. Data ini membantu transaksi lebih mudah dikenali dan memudahkan pelacakan bila diperlukan.
2. Cantumkan Nomor dan Tanggal Faktur
Setiap invoice pembelian sebaiknya memiliki nomor unik dan tanggal pembuatan. Dengan begitu, dokumen lebih mudah diatur, dicari, dan memudahkan perusahaan mengetahui jadwal pembayaran setiap transaksi secara rapi.
Baca juga: Mengenal Faktur Kendaraan Bermotor dan 7 Fungsinya
3. Rincikan Barang atau Jasa yang Dibeli
Catat semua barang atau jasa yang dibeli, termasuk nama produk, spesifikasi, jumlah, harga per unit, dan total harga tiap item. Dengan rincian ini, Anda bisa melihat transaksi secara jelas dan memastikan semua pesanan tercatat dengan benar.
4. Hitung Subtotal dan Total Pembayaran
Hitung semua harga barang atau jasa, jangan lupa tambahkan pajak seperti PPN atau biaya tambahan lain jika ada. Tuliskan dengan jelas jumlah total yang harus dibayarkan oleh pembeli agar tidak ada kebingungan.
5. Tulis Syarat dan Cara Pembayaran
Tulis dengan jelas cara pembayaran yang bisa dilakukan, misalnya tunai atau lewat transfer bank, lengkap dengan nomor rekening penjual. Sertakan juga kapan pembayaran harus diselesaikan, misalnya dalam 30 hari, supaya pembeli tahu batas waktunya.
6. Lampirkan Tanda Tangan dan Stempel
Supaya faktur pembelian resmi, mintalah penjual atau perwakilannya menandatangani dokumen, dan gunakan stempel bila perlu. Dengan begitu, faktur menjadi sah dan bisa dipakai sebagai bukti resmi transaksi.
Contoh Faktur Pembelian
Agar lebih mudah memahami cara membuat faktur pembelian, berikut adalah contoh faktur pembelian. Contoh ini bisa dijadikan referensi saat Anda menyusun dokumen transaksi sendiri.
Sumber: jurnal.id
Gambar di atas menunjukkan contoh faktur pembelian yang memuat informasi dasar seperti identitas penjual dan pembeli, rincian barang atau jasa yang dibeli, harga, pajak, total pembayaran, serta catatan dan metode pembayaran.
Demikian penjelasan mengenai faktur pembelian, mulai dari definisi hingga contohnya. Dengan memahami hal ini, Anda dapat lebih mudah mencatat, mengontrol, dan memverifikasi transaksi pembelian, sehingga keuangan bisnis tetap rapi dan terorganisir.
Dalam praktiknya, meskipun bisnis sudah memiliki pencatatan transaksi yang rapi, kebutuhan mendadak, seperti pembelian stok tambahan, perbaikan peralatan, atau pengeluaran operasional yang tak terduga tetap bisa muncul. Untuk menghadapi situasi ini, memiliki akses ke solusi pembiayaan yang cepat dan fleksibel menjadi sangat penting.
BFI Finance hadir untuk memberikan kemudahan pembiayaan usaha maupun kebutuhan pribadi lainnya. Dengan jaminan berupa BPKB Motor, BPKB Mobil, atau Sertifikat Rumah/Ruko/Rukan, pembiayaan bisa diajukan dan disesuaikan dengan kondisi keuangan bisnis atau pribadi Anda.
Prosesnya transparan dan aman, berkat pengalaman BFI Finance lebih dari 40 tahun serta pengawasan langsung dari OJK (Otoritas Jasa Keuangan). Pengelolaan modal dan keuangan usaha menjadi lebih terkontrol karena #SelaluAdaJalan dengan BFI Finance.
Baca juga: Cara Cerdas Mengelola Dana Pembiayaan Usaha
