Sistem Perusahaan


Perusahaan menjalankan Sistem Pelaporan Pelanggaran yang telah dibentuk berdasarkan Peraturan Perusahaan No. SOP/031 tanggal 22 Maret 2013, sebagai bentuk penerapan prinsip-prinsip GCG, terutama tanggung jawab dan kewajaran. Penerapan Sistem Pelaporan Pelanggaran ini dimaksudkan untuk memastikan kinerja yang optimal dan kepatuhan hukum dari setiap karyawan BFI Finance dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka.

Melalui Sistem Pelaporan Pelanggaran BFI Finance, setiap individu di lingkungan perusahaan dapat mengajukan keluhan dan/atau laporan tentang penipuan dan/atau pelanggaran atas tata tertib perusahaan ataupun prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik, dengan mengirimkan laporan mereka melalui salah satu dari jalur-jalur berikut:

Email 

Surat elektronik (e-mail) ke:

fraud_Investigator@bfi.co.id;

 

SMS

Layanan pesan singkat (SMS) ke:

082258888911

Surat Pos

Surat pos ke:
Kantor Pusat
PT BFI Finance Indonesia Tbk

BFI Tower Sunburst CBD Lot 1.2
Jalan Kapt. Soebijanto Djojohadikusumo 
BSD City, T
angerang Selatan
Banten 15322

Attn. Departemen Audit Internal

 

Setiap pihak yang melakukan pengaduan atau pelaporan pelanggaran melalui Sistem Pelaporan Pelanggaran BFI Finance dilindungi hak-haknya untuk mendapatkan perlindungan, sesuai dengan Undang-Undang No 13 Tahun 2006 tentang Perlindungan Saksi. Perusahaan juga bertanggung jawab secara moral untuk memberikan perlindungan terhadap saksi atau pelapor tersebut.

Semua laporan pelanggaran yang disampaikan melalui Sistem Pelaporan Pelanggaran BFI Finance dijamin kerahasiaan dan keamanannya oleh perusahaan. Hak pelapor untuk memperoleh informasi mengenai tindak lanjut atas laporannya juga dijamin.

Sistem Pelaporan Pelanggaran menerima laporan atau pengaduan yang kemudian segera diperiksa oleh pihak pengelola pengaduan, yaitu Departemen Audit Internal dan Divisi Manajemen Risiko.

Apabila hasil pemeriksaan terbukti sah sesuai prosedur, maka BFI Finance akan memberikan sanksi kepada pelaku pelanggaran tersebut sesuai dengan surat keputusan (SK) yang berlaku di perusahaan.

 

Prinsip dan Kebijakan 

BFI Finance memiliki prosedur dan tata cara pengadaan barang dan jasa yang diselenggarakan secara cepat dan transparan, dengan menerapkan prinsip GCG tanpa adanya benturan kepentingan. Perusahaan menjunjung prinsip kejujuran dan kemandirian dari pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang dan jasa tersebut, termasuk juga kinerja, karakter, dan etos kerja mereka.

Kebijakan pengadaan barang dan jasa serta hubungan dengan pemasok di BFI Finance meliputi:

  1. Penerapan Memo Internal dan Prosedur Operasional untuk pengadaan barang dan jasa.
  2. Proses pengadaan barang dilakukan berdasarkan nilai nominal dan tingkat otoritas, khususnya di kantor cabang untuk mempercepat proses dalam pemenuhan barang dan jasa. Pengadaan barang di atas nominal tertentu dilakukan secara terpusat di kantor pusat.
  3. Pemasok utama baik barang maupun jasa diwajibkan menyerahkan dokumen resmi secara lengkap, untuk menjamin hak dan kewajiban perusahaan maupun pemasok dilaksanakan sesuai dokumen yang ada.
  4. Kode etik dan peraturan perusahaan melarang karyawan perusahaan untuk menerima janji atau pemberian dalam bentuk apapun dari pemasok.
  5. Perusahaan melakukan evaluasi secara berkala untuk seluruh pemasok, untuk memastikan mereka dapat menunjang aktivitas perusahaan.

Sistem Pengadaan

Perusahaan menyelenggarakan proses pengadaan dalam beberapa tahapan sebagai berikut:

  1. Perencanaan: pembuatan rencana pengadaan;
  2. Persiapan: kerangka acuan kerja, syarat prakualifikasi, dokumentasi pengadaan, strategi metode pemilihan penyedia barang dan jasa;
  3. Pemilihan barang dan jasa: pengumunan atau undangan bagi vendor yang memiliki sertifikasi dan prakualifikasi, evaluasi penawaran dan negosiasi, penetapan pemenang, proses kontrak; dan
  4. Penggunaan dan pengelolaan aset perusahaan.

Sistem tersebut dijalankan secara terbuka dan kompetitif dengan mengikutsertakan calon penyedia barang dan jasa yang memenuhi syarat berdasarkan kemampuan dan kinerja yang sesuai dengan kompetensi yang diperlukan. Selain melalui tahapan pengadaan barang dan jasa tersebut, BFI Finance juga menggunakan metode lain, seperti pelelangan, pemilihan langsung, dan pembelian langsung.

Dengan adanya kebijakan dan sistem tersebut, maka dapat dipastikan jumlah dan kualitas barang dan jasa yang diperoleh perusahaan sesuai kebutuhan, dan diperoleh dengan harga yang kompetitif, pengiriman yang tepat waktu, dan pelayanan purnajual yang baik.

Pengadaan barang, baik di kantor cabang maupun kantor pusat dapat dipantau setiap saat melalui sistem Fixed Assets Management.

 

 

Setiap keluhan yang disampaikan kepada perusahaan segera ditindaklanjuti oleh Unit Layanan Pelanggan, bekerja sama dengan unit-unit lainnya yang terlibat dalam masing-masing keluhan. Setiap keluhan diselesaikan dengan cepat, tepat, tuntas, serta memuaskan. Untuk itu, diperlukan integrasi dan komunikasi yang lancar antara Unit Layanan Pelanggan dan kantor-kantor cabang.

Perjanjian Tingkat Layanan (SLA)

BFI Finance telah menetapkan Perjanjian Tingkat Layanan (Service Level Agreement atau SLA) berupa periode tanggapan untuk setiap keluhan yang diterima. Ketentuan dalam SLA ini telah sesuai dengan kebijakan internal perusahaan dan peraturan terkait yang berlaku di Indonesia.

  1. SLA untuk pengaduan konsumen adalah keseluruhan waktu (hari kerja) yang dibutuhkan oleh BFI Finance untuk menyelesaikan pengaduan konsumen sejak konsumen mengajukan pengaduan sampai konsumen menerima solusi.
  2. Standar penerapan SLA di BFI Finance adalah 2 x hari kerja. Pengecualian berlaku untuk pengaduan-pengaduan yang memerlukan koordinasi dengan pihak terkait dan membutuhkan tingkatan persetujuan sehingga memerlukan waktu penyelesaian lebih dari 2 x hari kerja atau maksimal 20 hari kerja.

BFI Finance telah menetapkan Perjanjian Tingkat Layanan (Service Level Agreement atau SLA) berupa periode tanggapan untuk setiap keluhan yang diterima. Ketentuan dalam SLA ini telah sesuai dengan kebijakan internal perusahaan dan peraturan terkait yang berlaku di Indonesia. Selama 2018, kualitas SLA perusahaan dapat dipertahankan. Setiap pengaduan yang diterima sepanjang 2018 dapat ditindaklanjuti secara tuntas dalam waktu maksimal 20 hari kerja.